Электронный документооборот в компании: хеджируем риски

Двадцать первый век — эра высоких технологий, и доступ к ИТ-ресурсам открыт не только крупным игрокам на рынке, но и начинающему предпринимателю. Многие говорят о том, что электронный документооборот с контрагентами — один из важнейших помощников бизнеса, едва ли не панацея от всех бед. Что нужно учитывать, внедряя СЭД, и какие острые углы придется обойти в погоне за цифровизацией? Об этом расскажем в новой статье

Что такое СЭД и зачем она нужна?

Если коротко, то система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое позволяет формировать электронный документ, сохранять его в системе и направлять его контрагентам, а также получать от них.
 
Частично бизнес-процессы автоматизированы в любой компании с помощью учетной системы бухгалтера, программы «1С». Но внедрение СЭД направлено на разрешение двух глобальных задач: оптимизация обмена всеми документами внутри компании (это актуально для более-менее крупных компаний) и оперативное взаимодействие с партнерами по бизнесу.

Как это работает?

Оба контрагента подключены к сети оператора электронного документооборота (ОЭД) и присоединены к регламенту обмена, а сам обмен электронными документами осуществляется внутри системы. Для того, чтобы подписывать электронные документы, каждый участник обмена должен купить сертификат электронной подписи.

Многие предприниматели считают, что цель не оправдывает средства, и просто занимаются пересылкой электронных документов по электронной почте. Но в таком случае важно и осознавать риски: система, которая бы фиксировала момент получения документа, отсутствует, факт передачи первички контрагенту в случае возникновения разногласий также доказать достаточно сложно. Более того, не каждый документ направишь по электронной почте: а что, если он содержит коммерческую тайну? Вверять защиту такой информации Google или Mail.ru не стоит.

Что выиграет бизнес от внедрения ЭДО?

К числу очевидных «плюсов» можно отнести снижение затрат времени и денег на ведение бумажного документооборота: направить контрагенту документ и получить назад уже подписанный можно в течение дня, без каких-либо задержек. Да и сами работники не будут столько времени тратить на создание бумажного документа, ведение архивов. С обеспечением сохранности документа в целом все становится гораздо проще: он никуда не исчезнет из системы до тех пор, пока не истекут заранее заданные сроки хранения, соответствующие законодательству.
 
Говоря о преимуществах ЭДО, все всегда делают упор только на оптимизацию бизнес-процессов и забывают, что в российском бизнесе есть третья важная сторона — государство. Налоговые органы поддерживают взаимодействие между контрагентами с помощью СЭД. Сейчас практически все документы (декларации, книги покупок и продаж, счета-фактуры) передаются компаниями в налоговую в электронном виде по ТКС. Более того, использование компанией ЭДО, по мнению налоговиков, — свидетельство чистоты и прозрачности бизнеса. Ведь электронную систему обмануть гораздо сложнее, чем отправить в шредер пару лишних бумажек или пририсовать пару циферок

Подводные камни внедрения ЭДО в компании

С первыми проблемами компания начинает сталкиваться еще на этапе принятия решения о том, чтобы перейти на автоматизацию документооборота. Поэтому, если вы решились на это, то очень важно на подготовительном этапе:
  • Разработать план поэтапного, но быстрого исключения бумажного оборота. Дублирование в компании двух систем приведет к тому, что сотрудники будут выполнять двойную работу, и вместо ускорения бизнес-процессов, эффект будет обратным;
  • Провести обучающие семинары с сотрудниками, желательно с участием руководства компании. Это важно, потому что работник должен не только понимать, как работает новая система, но и быть мотивированным на ее использование. Кстати, именно поэтому стоит выбирать максимально простые в использовании системы, проверенные вашими клиентами/партнерами;
  • Быть готовым к затратам. Не бывает системы, которая будет работать как часы, начиная с первого дня использования. Всегда найдутся мелочи, которые нужно исправлять и докручивать. Обкатка системы тоже требует вложений, но впоследствии окупается эффективными результатами;
  • Проработать вопрос перехода на ЭДО с контрагентами. Нельзя забывать о том, что обмен электронными документами с контрагентом возможен, только если он подключен к той же системе. Поэтому нужно выяснить, какая система используется большинством контрагентов. Если контрагент не использует ЭДО, то нужно понимать степень готовности и провести работу по его переходу на автоматизацию. К слову, операторы оказывают в этом активное содействие и готовы предложить выгодные условия при подключении к системе сразу нескольких компаний.

После внедрения СЭД нужно учитывать следующие моменты:

  • Максимальный срок действия сертификата электронной подписи составляет 1 год. Поэтому нужно следить за сроком действия как своего сертификата, так и контрагента, чтобы избежать проблем с налоговой;
  • В договорах с контрагентами должно быть предусмотрено, что обмен документами осуществляется в электронном виде с помощью СЭД. Такая оговорка может быть включена в договор, либо с постоянным контрагентом может быть заключено соглашение об обмене документами и информацией в электронном виде в конкретной СЭД на основе регламента;
  • Необходимо разработать обязательные для исполнения акты по использованию СЭД внутри компании. Это ускорит процесс перехода на ЭДО, потому что новая система станет для работников обязательной и будет препятствовать работе по старой «бумажной» схеме.

Подпишитесь на наши новости

Что бы быть в курсе выгодных предложений от нашей компании

Наше расположение

Адрес: 119602, г. Москва, ул. Покрышкина, д.8, корпус 1, 2 этаж

Рабочие часы

Понедельник — Пятница: 10:00 — 19:00
Суббота и Воскресенье:
Закрыто

Следите за нами

Пешком:

Наш адрес: м.Юго-Западная, ул.Покрышкина, д.8, корп.1

Въезд на территорию ЖК с ул.Покрышкина расположен сразу же после автобусной остановки (здесь первый шлагбаум, который открывает охрана по предварительно заказанному пропуску на Ваш автомобиль). Далее Вам откроют второй шлагбаум… Как только вы заедете на территорию, перед Вами будет жилой дом с надписью «ФИТНЕС СПА…», перед этим домом нужно повернуть налево. Наш офис находится в углу корпуса 1, как указано на схеме, второй этаж, вывеска «ТопЛайн».

Если Вы будете двигаться по ул.Покрышкина по противоположной стороне (в сторону Проспекта Вернадского), то Вам придется развернуться, разворот находится за светофором через 20м (указан на схеме).

Вход в офис