Главная  /  Статьи  /  Бизнес на «удаленке». Как придать юридическую силу электронной переписке
30.05.2020 #Бизнес

Бизнес на «удаленке». Как придать юридическую силу электронной переписке

С контрагентами на «удаленке» сложнее, чем с сотрудниками 

Благодаря современным технологиям бизнес приспособился к ведению переговоров на «удаленке». Но если общаться с помощью приложения Zoom можно часами, то вот проблема юридического закрепления достигнутых договоренностей все еще остается открытой. 

Простой пример: клиент-потребитель ваших услуг меняет задание или сроки исполнения работы, но из-за карантина этот вопрос был согласован только в Zoom. Сразу возникнет риск, что заказчик вашу работу не оплатит и сошлется на формальное несоответствие условиям заключенного договора. Тогда деньги придется взыскивать через суд, и то с сомнительными шансами на успех. 

Помните одну простую вещь: если ваш наемный сотрудник вряд ли начнет оспаривать факт и содержание бесед во время удаленной работы, у заказчика есть вполне конкретная финансовая мотивация для такого шага.

При этом для многих видов бизнеса электронный документооборот до апреля 2020 года был просто неактуален. Тем, у кого не выстроена юридически прочная система обмена документацией с контрагентами, «ТОП ЛАЙН» советует сделать следующее:  

Соглашение об обмене документами – только с адресами e-mail и мобильными номерами! 

  1. Вы можете обмениваться юридически значимыми документами по электронной почте с использованием простой ЭП (электронной подписи). Для этого нужно заключить с контрагентом соглашение о таком обмене. 
  2. В соглашении обязательно фиксируйте правила определения подписанта по его ЭП. Удобнее всего прописать, что электронной подписью является адрес e-mail, с которого отправлено письмо. В таком случае ключом ЭП будет выступать пароль к почтовому ящику. 
  3. Список лиц и адресов, которые могут вести деловую переписку, лучше сделать максимально расширенным. Внесите в него всех, кто будет участвовать в работах, связанных с договором, и вести важную переписку с контрагентом. 
ВАЖНО! Помимо адресов e-mail, с которых может идти переписка, укажите и другие способы связи. Например, номера мобильных телефонов. В эпоху современных технологий это принципиальный момент. Уже есть и такая судебная практика: переписка в Whatsapp, которая ведется по указанному в договоре номеру и нотариально заверена, является доказательством наличия взаимоотношений и намерений между контрагентами. 

Проверяйте, кто стоит за сделкой «по другую сторону экрана» 

  1. Внесите в соглашение пункт об обязанности соблюдать конфиденциальность ключа простой ЭП (то есть пароля от ящика e-mail). Она возлагается на лицо, которое создает и (или) использует ключ ЭП.
  2. Соглашение лучше подписывать еще до заключения полноценного договора. Вдруг придется доказывать недобросовестный выход участника из переговоров? 
  3. Такое соглашение должно быть у вас в бумажной форме, с «живыми» подписями руководителей или уполномоченных представителей сторон. Не экономьте на разовых услугах курьера! В случае спора такое соглашение поможет доказать юридическую силу подписанных на его основании электронных документов.
ВАЖНО! Документы, предназначенные для сканирования и пересылки по почте, лучше составлять особым образом. Пусть ваш контрагент не только расписывается в договорах или актах, но и собственноручно вписывает туда ФИО и дату. Тогда в конфликтной ситуации вашей страховкой будет почерковедческая экспертиза. 
  1. Бумажными экземплярами лучше обмениваться во всех случаях. Но если в договоре между контрагентами указано, что обмен документами по электронной почте (в том числе в сканах) является заверением обязательств и договоренностей между сторонами, недобросовестный контрагент уже не сможет сослаться на отсутствие оригиналов. 
ВАЖНО! При заключении новых договоров или изменении существующих обязательно уточняйте, кто подписывает документы «по ту сторону экрана». Не отозвана ли доверенность гендиректора, не завершились ли полномочия. В дни кризиса и всеобщих экономических трудностей кадровая текучка особенно высока. И человек, который еще вчера имел право принимать решения и отвечал за них, сегодня может уже не работать у вашего контрагента. Не стесняйтесь просить подтверждающие документы – особенно если договор предусматривает солидные суммы. 
Поделитесь статьей:
Свежие статьи
Тонкости борьбы с проблемами, от которых бизнес страдает прямо сейчас. Кто поможет выявить слабые места перед вызовом в налоговую. Что требуется для правильного оформления сделок в 2020-м. От чего убережет профессиональный налоговый аудит. Об этом собственникам и директорам бизнеса расскажет Наталья Ненашева. Читайте гайд от управляющего партнера «ТОПЛАЙН»
Вам кажется, что вы платите слишком много налогов? Опасаетесь предстоящих проверок от ФНС? Хотите вывести фирму из «серой зоны», но не знаете, как? «ТОПЛАЙН» - о ситуациях, когда налоговый аудит реально необходим. А также о том, почему такой аудит помогает не только обеспечить безопасность, но и повысить эффективность вашего бизнеса
Рассказываем, как организациям работать с самозанятыми, чтобы не вызывать вопросов у налоговой
Полезные статьи
каждую неделю
Расскажем о тонкостях бизнеса,
налогов и бухгалтерии
Подписаться
Нужна помощь
в подборе услуги?
8 (800) 350-81-08
info@1topline.ru
Подпишитесь на рассылку
Расскажем о тонкостях бизнеса, налогов и бухгалтерии
Подписаться
Спасибо, за подписку!
Присылаем на почту полезные статьи из нашего блога
Заказ обратного звонка
Оставьте номер телефона.
Мы перезвоним, уточним вашу задачу
и предложим решение

Мы получили вашу заявку.
Специалист перезвонит вам
в течение 15 минут.
Работаем по будням с 10:00 до 19:00