Бизнес на «удаленке». Как придать юридическую силу электронной переписке

С контрагентами на «удаленке» сложнее, чем с сотрудниками 

Благодаря современным технологиям бизнес приспособился к ведению переговоров на «удаленке». Но если общаться с помощью приложения Zoom можно часами, то вот проблема юридического закрепления достигнутых договоренностей все еще остается открытой. 

Простой пример: клиент-потребитель ваших услуг меняет задание или сроки исполнения работы, но из-за карантина этот вопрос был согласован только в Zoom. Сразу возникнет риск, что заказчик вашу работу не оплатит и сошлется на формальное несоответствие условиям заключенного договора. Тогда деньги придется взыскивать через суд, и то с сомнительными шансами на успех. 

Помните одну простую вещь: если ваш наемный сотрудник вряд ли начнет оспаривать факт и содержание бесед во время удаленной работы, у заказчика есть вполне конкретная финансовая мотивация для такого шага.

При этом для многих видов бизнеса электронный документооборот до апреля 2020 года был просто неактуален. Тем, у кого не выстроена юридически прочная система обмена документацией с контрагентами, «ТОП ЛАЙН» советует сделать следующее:  

Соглашение об обмене документами – только с адресами e-mail и мобильными номерами! 

1. Вы можете обмениваться юридически значимыми документами по электронной почте с использованием простой ЭП (электронной подписи). Для этого нужно заключить с контрагентом соглашение о таком обмене. 
2. В соглашении обязательно фиксируйте правила определения подписанта по его ЭП. Удобнее всего прописать, что электронной подписью является адрес e-mail, с которого отправлено письмо. В таком случае ключом ЭП будет выступать пароль к почтовому ящику. 
3. Список лиц и адресов, которые могут вести деловую переписку, лучше сделать максимально расширенным. Внесите в него всех, кто будет участвовать в работах, связанных с договором, и вести важную переписку с контрагентом. 

Проверяйте, кто стоит за сделкой «по другую сторону экрана» 

4. Внесите в соглашение пункт об обязанности соблюдать конфиденциальность ключа простой ЭП (то есть пароля от ящика e-mail). Она возлагается на лицо, которое создает и (или) использует ключ ЭП.
5. Соглашение лучше подписывать еще до заключения полноценного договора. Вдруг придется доказывать недобросовестный выход участника из переговоров? 
6. Такое соглашение должно быть у вас в бумажной форме, с «живыми» подписями руководителей или уполномоченных представителей сторон. Не экономьте на разовых услугах курьера! В случае спора такое соглашение поможет доказать юридическую силу подписанных на его основании электронных документов.

7. Бумажными экземплярами лучше обмениваться во всех случаях. Но если в договоре между контрагентами указано, что обмен документами по электронной почте (в том числе в сканах) является заверением обязательств и договоренностей между сторонами, недобросовестный контрагент уже не сможет сослаться на отсутствие оригиналов.