Главная  /  Статьи  /  Бизнес на «удаленке». Как придать юридическую силу электронной переписке
30.05.2020 #Бизнес

Бизнес на «удаленке». Как придать юридическую силу электронной переписке

С контрагентами на «удаленке» сложнее, чем с сотрудниками 

Благодаря современным технологиям бизнес приспособился к ведению переговоров на «удаленке». Но если общаться с помощью приложения Zoom можно часами, то вот проблема юридического закрепления достигнутых договоренностей все еще остается открытой. 

Простой пример: клиент-потребитель ваших услуг меняет задание или сроки исполнения работы, но из-за карантина этот вопрос был согласован только в Zoom. Сразу возникнет риск, что заказчик вашу работу не оплатит и сошлется на формальное несоответствие условиям заключенного договора. Тогда деньги придется взыскивать через суд, и то с сомнительными шансами на успех. 

Помните одну простую вещь: если ваш наемный сотрудник вряд ли начнет оспаривать факт и содержание бесед во время удаленной работы, у заказчика есть вполне конкретная финансовая мотивация для такого шага.

При этом для многих видов бизнеса электронный документооборот до апреля 2020 года был просто неактуален. Тем, у кого не выстроена юридически прочная система обмена документацией с контрагентами, «ТОП ЛАЙН» советует сделать следующее:  

Соглашение об обмене документами – только с адресами e-mail и мобильными номерами! 

  1. Вы можете обмениваться юридически значимыми документами по электронной почте с использованием простой ЭП (электронной подписи). Для этого нужно заключить с контрагентом соглашение о таком обмене. 
  2. В соглашении обязательно фиксируйте правила определения подписанта по его ЭП. Удобнее всего прописать, что электронной подписью является адрес e-mail, с которого отправлено письмо. В таком случае ключом ЭП будет выступать пароль к почтовому ящику. 
  3. Список лиц и адресов, которые могут вести деловую переписку, лучше сделать максимально расширенным. Внесите в него всех, кто будет участвовать в работах, связанных с договором, и вести важную переписку с контрагентом. 
ВАЖНО! Помимо адресов e-mail, с которых может идти переписка, укажите и другие способы связи. Например, номера мобильных телефонов. В эпоху современных технологий это принципиальный момент. Уже есть и такая судебная практика: переписка в Whatsapp, которая ведется по указанному в договоре номеру и нотариально заверена, является доказательством наличия взаимоотношений и намерений между контрагентами. 

Проверяйте, кто стоит за сделкой «по другую сторону экрана» 

  1. Внесите в соглашение пункт об обязанности соблюдать конфиденциальность ключа простой ЭП (то есть пароля от ящика e-mail). Она возлагается на лицо, которое создает и (или) использует ключ ЭП.
  2. Соглашение лучше подписывать еще до заключения полноценного договора. Вдруг придется доказывать недобросовестный выход участника из переговоров? 
  3. Такое соглашение должно быть у вас в бумажной форме, с «живыми» подписями руководителей или уполномоченных представителей сторон. Не экономьте на разовых услугах курьера! В случае спора такое соглашение поможет доказать юридическую силу подписанных на его основании электронных документов.
ВАЖНО! Документы, предназначенные для сканирования и пересылки по почте, лучше составлять особым образом. Пусть ваш контрагент не только расписывается в договорах или актах, но и собственноручно вписывает туда ФИО и дату. Тогда в конфликтной ситуации вашей страховкой будет почерковедческая экспертиза. 
  1. Бумажными экземплярами лучше обмениваться во всех случаях. Но если в договоре между контрагентами указано, что обмен документами по электронной почте (в том числе в сканах) является заверением обязательств и договоренностей между сторонами, недобросовестный контрагент уже не сможет сослаться на отсутствие оригиналов. 
ВАЖНО! При заключении новых договоров или изменении существующих обязательно уточняйте, кто подписывает документы «по ту сторону экрана». Не отозвана ли доверенность гендиректора, не завершились ли полномочия. В дни кризиса и всеобщих экономических трудностей кадровая текучка особенно высока. И человек, который еще вчера имел право принимать решения и отвечал за них, сегодня может уже не работать у вашего контрагента. Не стесняйтесь просить подтверждающие документы – особенно если договор предусматривает солидные суммы. 
Поделитесь статьей:
Свежие статьи
C угрозой субсидиарной ответственности сталкиваются не только собственники, но и топ-менеджеры бизнеса. 2020-й ударил по благополучию многих компаний, кто-то оказался на грани банкротства. Тем временем критерии привлечения к «субсидиарке» расширяются. Что делать, чтобы не отвечать за убытки бизнеса личным имуществом? «ТОП ЛАЙН» приготовил статью с рекомендациями для управленцев. НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИ: К СУБСИДИАРКЕ ПРИВЛЕКАЮТ РОДСТВЕННИКОВ КДЛ…… Подробнее »КАК ИЗБЕЖАТЬ СУБСИДИАРНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ. «ТОП ЛАЙН» — ТОП-МЕНЕДЖЕРАМ
Проблема кредитов в 2020-м актуальна для многих отраслей бизнеса – как для пострадавших от коронавируса, так и для тех, которые растут в результате пандемии. Нередки случаи, когда с отказами в займах сталкиваются даже высокодоходные прибыльные компании. «ТОП ЛАЙН» делится секретами правильной заявки в банк и рассказывает об исключительной важности процессов правильной «упаковки» учета. Практика показывает,… Подробнее »УЧЕТ ПОД РАСЧЕТ: КАК БИЗНЕСУ ВЗЯТЬ КРЕДИТ В БАНКЕ БЕЗ ОТКАЗОВ И ЛИШНИХ ПРОВЕРОК
Руководство ФНС, выступая в Совете Федерации, озвучило грозные цифры. 37 тыс. компаний проходят процедуру банкротства. 6500 подали заявления на банкротство, несмотря на действующий мораторий. Число потенциальных банкротов удвоилось. Мораторий продлен до 7 января 2021-го, но это палка о двух концах. Отсрочка по обязательствам и платежам не означает их отмены. Снижение финансовой нагрузки на бизнес временное… Подробнее »ПРОДЛЕННЫЙ МОРАТОРИЙ НА БАНКРОТСТВО – НЕ В ПОЛЬЗУ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ? КАК ПОДСТРАХОВАТЬ СВОЙ БИЗНЕС ОТ НОВЫХ РИСКОВ
Полезные статьи
каждую неделю
Расскажем о тонкостях бизнеса,
налогов и бухгалтерии
Подписаться
Нужна помощь
в подборе услуги?
8 (800) 350-81-08
info@1topline.ru
Подпишитесь на рассылку
Расскажем о тонкостях бизнеса, налогов и бухгалтерии
Подписаться
Спасибо, за подписку!
Присылаем на почту полезные статьи из нашего блога
Заказ обратного звонка
Оставьте номер телефона.
Мы перезвоним, уточним вашу задачу
и предложим решение

Мы получили вашу заявку.
Специалист перезвонит вам
в течение 15 минут.
Работаем по будням с 10:00 до 19:00