Главная  /  Статьи  /  Нужен ли электронный документооборот: хеджируем риски
17.12.2018 #Бизнес

Нужен ли электронный документооборот: хеджируем риски

Двадцать первый век — эра высоких технологий, и доступ к ИТ-ресурсам открыт не только крупным игрокам на рынке, но и начинающему предпринимателю. Всем ли нужен электронный документооборот с контрагентами,  что учитывать, внедряя СЭД, и какие острые углы придется обойти в погоне за цифровизацией?

Зачем нужен элекнтонный документооборот

Если коротко, то система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое позволяет формировать электронный документ, сохранять его в системе и направлять его контрагентам, а также получать от них. Частично бизнес-процессы автоматизированы в любой компании с помощью учетной системы бухгалтера, программы «1С». Но внедрение СЭД направлено на разрешение двух глобальных задач: оптимизация обмена всеми документами внутри компании (это актуально для более-менее крупных компаний) и оперативное взаимодействие с партнерами по бизнесу.

Как это работает?

Оба контрагента подключены к сети оператора электронного документооборота (ОЭД) и присоединены к регламенту обмена, а сам обмен электронными документами осуществляется внутри системы. Для того, чтобы подписывать электронные документы, каждый участник обмена должен купить сертификат электронной подписи.

Многие предприниматели считают, что цель не оправдывает средства, и просто занимаются пересылкой электронных документов по электронной почте. Но в таком случае важно и осознавать риски: система, которая бы фиксировала момент получения документа, отсутствует, факт передачи первички контрагенту в случае возникновения разногласий также доказать достаточно сложно. Более того, не каждый документ направишь по электронной почте: а что, если он содержит коммерческую тайну? Вверять защиту такой информации Google или Mail.ru не стоит.

Что выиграет бизнес от внедрения ЭДО?

К числу очевидных «плюсов» можно отнести снижение затрат времени и денег на ведение бумажного документооборота: направить контрагенту документ и получить назад уже подписанный можно в течение дня, без каких-либо задержек. Да и сами работники не будут столько времени тратить на создание бумажного документа, ведение архивов. С обеспечением сохранности документа в целом все становится гораздо проще: он никуда не исчезнет из системы до тех пор, пока не истекут заранее заданные сроки хранения, соответствующие законодательству. Говоря о преимуществах ЭДО, все всегда делают упор только на оптимизацию бизнес-процессов и забывают, что в российском бизнесе есть третья важная сторона — государство. Налоговые органы поддерживают взаимодействие между контрагентами с помощью СЭД. Сейчас практически все документы (декларации, книги покупок и продаж, счета-фактуры) передаются компаниями в налоговую в электронном виде по ТКС. Более того, использование компанией ЭДО, по мнению налоговиков, — свидетельство чистоты и прозрачности бизнеса. Ведь электронную систему обмануть гораздо сложнее, чем отправить в шредер пару лишних бумажек или пририсовать пару циферок

Подводные камни внедрения ЭДО в компании

С первыми проблемами компания начинает сталкиваться еще на этапе принятия решения о том, чтобы перейти на автоматизацию документооборота. Поэтому, если вы решились на это, то очень важно на подготовительном этапе:

  • Разработать план поэтапного, но быстрого исключения бумажного оборота. Дублирование в компании двух систем приведет к тому, что сотрудники будут выполнять двойную работу, и вместо ускорения бизнес-процессов, эффект будет обратным;
  • Провести обучающие семинары с сотрудниками, желательно с участием руководства компании. Это важно, потому что работник должен не только понимать, как работает новая система, но и быть мотивированным на ее использование. Кстати, именно поэтому стоит выбирать максимально простые в использовании системы, проверенные вашими клиентами/партнерами;
  • Быть готовым к затратам. Не бывает системы, которая будет работать как часы, начиная с первого дня использования. Всегда найдутся мелочи, которые нужно исправлять и докручивать. Обкатка системы тоже требует вложений, но впоследствии окупается эффективными результатами;
  • Проработать вопрос перехода на ЭДО с контрагентами. Нельзя забывать о том, что обмен электронными документами с контрагентом возможен, только если он подключен к той же системе. Поэтому нужно выяснить, какая система используется большинством контрагентов. Если контрагент не использует ЭДО, то нужно понимать степень готовности и провести работу по его переходу на автоматизацию. К слову, операторы оказывают в этом активное содействие и готовы предложить выгодные условия при подключении к системе сразу нескольких компаний.

После внедрения СЭД нужно учитывать следующие моменты:

  • Максимальный срок действия сертификата электронной подписи составляет 1 год. Поэтому нужно следить за сроком действия как своего сертификата, так и контрагента, чтобы избежать проблем с налоговой;
  • В договорах с контрагентами должно быть предусмотрено, что обмен документами осуществляется в электронном виде с помощью СЭД. Такая оговорка может быть включена в договор, либо с постоянным контрагентом может быть заключено соглашение об обмене документами и информацией в электронном виде в конкретной СЭД на основе регламента;
  • Необходимо разработать обязательные для исполнения акты по использованию СЭД внутри компании. Это ускорит процесс перехода на ЭДО, потому что новая система станет для работников обязательной и будет препятствовать работе по старой «бумажной» схеме.
Поделитесь статьей:
Свежие статьи
Руководство ФНС, выступая в Совете Федерации, озвучило грозные цифры. 37 тыс. компаний проходят процедуру банкротства. 6500 подали заявления на банкротство, несмотря на действующий мораторий. Число потенциальных банкротов удвоилось. Мораторий продлен до 7 января 2021-го, но это палка о двух концах. Отсрочка по обязательствам и платежам не означает их отмены. Снижение финансовой нагрузки на бизнес временное… Подробнее »ПРОДЛЕННЫЙ МОРАТОРИЙ НА БАНКРОТСТВО – НЕ В ПОЛЬЗУ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ? КАК ПОДСТРАХОВАТЬ СВОЙ БИЗНЕС ОТ НОВЫХ РИСКОВ
Вторая волна коронавируса усиливается. Бизнес сталкивается не только с ограничениями, но и с ужесточением требований к работе. Усиливается и контроль за соблюдением этих требований. Власти убивают сразу двух зайцев: не только борются с пандемией, но и получают шанс на пополнение бюджета. Например, в Москве не только закрывают магазины за обслуживание покупателей без масок, но и… Подробнее »Как спасти бизнес от штрафов во время второй волны коронавируса
Вторая волна коронавируса продолжает угрожать стране. Карантин в сентябре не введен, но заболеваемость серьезно растет. К чему готовиться бизнесу осенью-2020, когда на горизонте – вторая волна? Что предпринять, держа в уме возможный коронавирусный карантин? Рекомендации для собственников и гендиректоров, а также выводы из последствий весенней пандемии – в гайде, который приготовила управляющий партнер «ТОПЛАЙН» Наталья Ненашева
Полезные статьи
каждую неделю
Расскажем о тонкостях бизнеса,
налогов и бухгалтерии
Подписаться
Нужна помощь
в подборе услуги?
8 (800) 350-81-08
info@1topline.ru
Подпишитесь на рассылку
Расскажем о тонкостях бизнеса, налогов и бухгалтерии
Подписаться
Спасибо, за подписку!
Присылаем на почту полезные статьи из нашего блога
Заказ обратного звонка
Оставьте номер телефона.
Мы перезвоним, уточним вашу задачу
и предложим решение

Мы получили вашу заявку.
Специалист перезвонит вам
в течение 15 минут.
Работаем по будням с 10:00 до 19:00