Электронный трудовой договор: плюсы и минусы

26 апреля президент подписал ФЗ № 122 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». После того, как карантин продлили минимум до конца мая, этот эксперимент становится особенно актуальным. Одни отрасли бизнеса расширяются даже во время пандемии коронавируса, другим компаниям и ИП может потребоваться найм сотрудников взамен тех, кто уволился. 

Скорее всего, делать это придется дистанционно. Такая возможность и прописана в ФЗ № 122: «использование документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажных носителях». Работодатели, сотрудники и граждане, устраивающиеся на новую работу, смогут обмениваться информацией удаленно. Эксперимент продлится до 31 марта следующего года. 

Дистанционное трудоустройство – за счет работодателя 

Важно помнить: электронные трудовые договора – удовольствие не бесплатное. Ведь новый закон ОБЯЗЫВАЕТ работодателя: 

1.  «Создать информационную систему для хранения и использования электронных документов, связанных с работой» (ст. 5 п.8 ФЗ №122). Даже если вам не понадобится новая оргтехника или ПО, запуск и эксплуатация такой системы потребует лишних человеко-часов ваших сотрудников. 
2. Подписывать трудовой договор с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (со стороны работника она может быть и неквалифицированной). Пока непонятно, нужна ли работодателю отдельная подпись именно для трудовых документов. Но расходы по получению и использованию электронной подписи работника несет именно работодатель (ст.5 п.11 ФЗ №122). Причем в законе подчеркивается: «отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора». (Для всех остальных кадровых документов, кроме трудового договора, достаточно обычной ЭЦП). 
3. «Обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России» (ст. 5 п.8 ФЗ №122). Это делается для того, чтобы доступ к трудовым документам имели и служба занятости, и работник. От работодателя потребуется не только регистрация в ИС «Работа в России» (читайте подробную инструкцию от «ТОП ЛАЙН»). Но и расход дополнительных человеко-часов. Хотя бы потому, что сейчас портал «Работа в России» работает со сбоями, регистрация затягивается, заявки обрабатываются с огромным опозданием – а обязательств по предоставлению информации никто не снимал.

В каких случаях лучше обойтись без экспериментов? 

Подводя итог, «ТОП ЛАЙН» подчеркивает: законная возможность эксперимента с электронными трудовыми договорами устраняет некоторые трудности, связанные с карантином – но при этом возрастают и нагрузка, и расходы. Является ли это увеличение значительным для вашего бизнеса, решать вам. 

Но держите в уме хотя бы такой нюанс. Если вам очень нужно нанять конкретного сотрудника, не обладающего усиленной ЭЦП – не пытайтесь трудоустроить его дистанционно. Физлицу выдают ЭЦП только при подтверждении личности (т.е. вживую). А как это сделать в условиях карантина? Только поэтому специалиста, который срочно вам необходим, лучше принимать на работу по традиционной «нецифровой» схеме.