Бороться с проблемами или предотвращать их? Как должна работать удаленная бухгалтерия

На рынке масса предложений от подрядчиков, предоставляющих услуги удаленной бухгалтерии. Но на эффективную работу именно в интересах предпринимателя способны далеко не все. «ТОП ЛАЙН» выпустил специальный гайд для гендиректоров и владельцев бизнеса. С опорой на практику и примеры из жизни мы рассказываем о том, как должна работать хорошая удаленная бухгалтерия, а также предостерегаем от ошибок, которые совершаются подрядчиком, но бьют по интересам клиента. Далее мы расскажем:

• о критериях отбора качественного бухгалтера на аутсорсе;
• о способах защитить интересы вашего бизнеса.

Требование № 1. Бухгалтер должен не бороться с проблемами, а предотвращать их

Проблема: В интернете полно предложений, рекламирующих услуги удаленной бухгалтерии. Однако абсолютное большинство рынка – в том числе и самые крупные, популярные компании с сотнями клиентов – ведут удаленный бухучет «посмертно», т.е. клиент уже совершил все операции: заключил договора, совершил платежи, после чего привозит документы бухгалтеру, поручая только сформировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, а потом сдать ее куда нужно. 

Чем это опасно для бизнеса: Когда бухгалтер работает с готовым пакетом документов, практически никаких ошибок исправить нельзя. Об оптимизации налогообложения говорить уже не приходится. Возникают налоговые обязательства, из-за которых серьезно увеличиваются расходы. Предпринимателю приходится платить больше, либо задумываться о серых схемах по сокрытию доходов и уходу от налогов. Но в 2020-м играть в такие игры с государством очень опасно.

Правильный подход к работе выглядит так: Лучший удаленный бухгалтер – тот, который скажет вам сразу: «когда клиент успел совершить свои операции, помогать ему уже поздно». И предложит принципиально иной подход. Выбирайте бухгалтера, который предложит расширить сотрудничество — уже с этапа подготовки той или иной экономической операции. 

Грамотный специалист, знающий юридические и налоговые тонкости, поможет вам предотвратить проблему возникновения лишних налогов, правильно разработав легальную схему работы и поставив все виды учета в компании (речь идет о бухгалтерском, налоговом и иногда об управленческом учете). Это гораздо легче, чем бороться с ней потом. Такая работа удаленной бухгалтерии серьезно облегчает процесс оптимизации расходов бизнеса.

Требование № 2. Бухгалтер должен участвовать в операционных циклах бизнеса

Проблема: Бизнесмен (или его сотрудники) ведут собственные операционные циклы – ежедневные шаги и решения:

• прием сотрудников на работу, 
• выставление счетов и оплата счетов поставщикам, 
• выписка товарных накладных и счетов фактур, 
• заключение договоров, 
• оформление авансовых отчетов и доверенностей, 
• сбор первичных документов от поставщиков и сверка расчетов с контрагентами и т.д.

Абсолютное большинство бухгалтеров, которые работают на удаленке, не вникают в эти процессы. Ведь это требует участия в жизни бизнеса в режиме «онлайн» и сбора всех первичных документов. Услуга плотного контроля операционных циклов не входит ни в один стандартный договор по удаленному бухгалтерскому сопровождению. Большинство подрядчиков просто не расскажет бизнесмену о необходимости такой работы – т.к. они не способны ее выполнять.

Чем это опасно для бизнеса: Сбор первичных документов – самое слабое место многих предпринимателей. Бизнесмены не успевают делать это своевременно, а бухгалтера на аутсорсе этим не озадачивается. Итог – не только пробелы в отчетности и связанные с этим штрафы и пени. Снижается управляемость бизнеса – у собственника нет реальной картины расходов и доходов, он не понимает, куда деваются заработанные деньги и почему издержки выше запланированных. 

Правильный подход к работе выглядит так: Лучший удаленный бухгалтер – тот, кто нацелен на участие в операционных процессах. Начиная сотрудничество с вами, такой специалист обязательно захочет оценить объем этих работ (оплата счетов, выписка накладных, сбор первички, сверка расчетов, договора, авансовые отчеты, доверенности, циклы, проводки и т.д.).

Предприниматели часто недооценивают и важность такой работы, и объем операций, которые требуются для функционирования их же бизнеса. Однако пренебрегать планомерной работой или пытаться сэкономить на ней – очень большая ошибка. Это фактор эффективной работы удаленной бухгалтерии. Четко организованный сбор первичных документов не только решает массу проблем с налоговой и с отчетностью, но и позволяет оперативно оценивать финансовые результаты деятельности (ежеквартально, ежемесячно и даже еженедельно).

Требование № 3. Бухгалтер должен знать, что чата в Whatsapp мало для эффективной работы

Проблема: Задачи, которые ставятся по телефону или в чате Whatsapp, не всегда выполняются качественно. Во-первых, о них могут забыть и заказчик, и исполнитель. Во-вторых, регулярно возникает угроза просрочек (что для бухгалтерии в общем-то недопустимо). В-третьих, у сотрудника аутсорсинговой компании может не хватать компетенций для корректного выполнения поручений заказчика – но об этом не будет знать ни его начальство, ни сам бизнесмен. 

Чем это опасно для бизнеса: За потерянные документы, просроченную отчетность, штрафы и пени от ФНС в конце концов придется расплачиваться предпринимателю.

 А как выглядит правильный подход к работе: По-настоящему эффективна та удаленная бухгалтерия, которая работает на принципах контроля за исполнением задач и качеством исполнения сотрудниками исполнителя. Лучший бухгалтер – тот, который предложит предпринимателю прозрачную цепочку взаимодействий и удобную систему обмена документами. Тогда работа будет сделана хорошо и без срыва сроков.

Когда мы беремся за ведение удаленной бухгалтерии, то стараемся четко соответствовать всем описанным требованиям: вникаем в операционные процессы, предотвращаем проблемы и выстраиваем прозрачную структуру взаимодействия с клиентом в Битрикс 24.