Главная  /  Статьи  /  Бороться с проблемами или предотвращать их? Как должна работать удаленная бухгалтерия
23.07.2020 #Бизнес

Бороться с проблемами или предотвращать их? Как должна работать удаленная бухгалтерия

На рынке масса предложений от подрядчиков, предоставляющих услуги удаленной бухгалтерии. Но на эффективную работу именно в интересах предпринимателя способны далеко не все. «ТОП ЛАЙН» выпустил специальный гайд для гендиректоров и владельцев бизнеса. С опорой на практику и примеры из жизни мы рассказываем о том, как должна работать хорошая удаленная бухгалтерия, а также предостерегаем от ошибок, которые совершаются подрядчиком, но бьют по интересам клиента. Далее мы расскажем:

  • о критериях отбора качественного бухгалтера на аутсорсе;
  • о способах защитить интересы вашего бизнеса.

Требование № 1. Бухгалтер должен не бороться с проблемами, а предотвращать их

Проблема: В интернете полно предложений, рекламирующих услуги удаленной бухгалтерии. Однако абсолютное большинство рынка – в том числе и самые крупные, популярные компании с сотнями клиентов – ведут удаленный бухучет «посмертно», т.е. клиент уже совершил все операции: заключил договора, совершил платежи, после чего привозит документы бухгалтеру, поручая только сформировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, а потом сдать ее куда нужно. 

Чем это опасно для бизнеса: Когда бухгалтер работает с готовым пакетом документов, практически никаких ошибок исправить нельзя. Об оптимизации налогообложения говорить уже не приходится. Возникают налоговые обязательства, из-за которых серьезно увеличиваются расходы. Предпринимателю приходится платить больше, либо задумываться о серых схемах по сокрытию доходов и уходу от налогов. Но в 2020-м играть в такие игры с государством очень опасно.

Правильный подход к работе выглядит так: Лучший удаленный бухгалтер – тот, который скажет вам сразу: «когда клиент успел совершить свои операции, помогать ему уже поздно». И предложит принципиально иной подход. Выбирайте бухгалтера, который предложит расширить сотрудничество — уже с этапа подготовки той или иной экономической операции. 

Грамотный специалист, знающий юридические и налоговые тонкости, поможет вам предотвратить проблему возникновения лишних налогов, правильно разработав легальную схему работы и поставив все виды учета в компании (речь идет о бухгалтерском, налоговом и иногда об управленческом учете). Это гораздо легче, чем бороться с ней потом. Такая работа удаленной бухгалтерии серьезно облегчает процесс оптимизации расходов бизнеса.

Пример: «На стадии заключения контракта бывает достаточно изменить договор, чтобы гарантированно оптимизировать налогообложение. У меня был клиент, для которого разрабатывался договор на выполнение работ. Если оба участника сделки находятся на ОСНО, то всегда появляется НДС, но «ТОП ЛАЙН» предложил бизнесмену взглянуть на выполняемые работы под другим «углом». Характер выполняемых работ позволял квалифицировать их как научно-исследовательские разработки. Речь шла о создании новых технологий. Так появился договор на создание НИОКР. Согласно действующему законодательству выполнение НИОКР не облагается НДС. Все абсолютно легально, никаких серых схем, попыток скрытия доходов или других рискованных шагов. Надо сказать, что речь шла об огромных суммах – только аванс по договору исчислялся цифрой с семью нулями. Можно представить, какой оказалась реальная налоговая оптимизация – ведь ставка НДС, как все знают, составляет 20 %. «ТОП ЛАЙН» всегда на страже интересов своих клиентов, а отличное знание законодательства позволяет работать на опережение». 

Наталья Ненашева, управляющий партнер «ТОП ЛАЙН»

Требование № 2. Бухгалтер должен участвовать в операционных циклах бизнеса

Проблема: Бизнесмен (или его сотрудники) ведут собственные операционные циклы – ежедневные шаги и решения:

  • прием сотрудников на работу, 
  • выставление счетов и оплата счетов поставщикам, 
  • выписка товарных накладных и счетов фактур, 
  • заключение договоров, 
  • оформление авансовых отчетов и доверенностей, 
  • сбор первичных документов от поставщиков и сверка расчетов с контрагентами и т.д.

Абсолютное большинство бухгалтеров, которые работают на удаленке, не вникают в эти процессы. Ведь это требует участия в жизни бизнеса в режиме «онлайн» и сбора всех первичных документов. Услуга плотного контроля операционных циклов не входит ни в один стандартный договор по удаленному бухгалтерскому сопровождению. Большинство подрядчиков просто не расскажет бизнесмену о необходимости такой работы – т.к. они не способны ее выполнять.

Чем это опасно для бизнеса: Сбор первичных документов – самое слабое место многих предпринимателей. Бизнесмены не успевают делать это своевременно, а бухгалтера на аутсорсе этим не озадачивается. Итог – не только пробелы в отчетности и связанные с этим штрафы и пени. Снижается управляемость бизнеса – у собственника нет реальной картины расходов и доходов, он не понимает, куда деваются заработанные деньги и почему издержки выше запланированных. 

Правильный подход к работе выглядит так: Лучший удаленный бухгалтер – тот, кто нацелен на участие в операционных процессах. Начиная сотрудничество с вами, такой специалист обязательно захочет оценить объем этих работ (оплата счетов, выписка накладных, сбор первички, сверка расчетов, договора, авансовые отчеты, доверенности, циклы, проводки и т.д.).

Предприниматели часто недооценивают и важность такой работы, и объем операций, которые требуются для функционирования их же бизнеса. Однако пренебрегать планомерной работой или пытаться сэкономить на ней – очень большая ошибка. Это фактор эффективной работы удаленной бухгалтерии. Четко организованный сбор первичных документов не только решает массу проблем с налоговой и с отчетностью, но и позволяет оперативно оценивать финансовые результаты деятельности (ежеквартально, ежемесячно и даже еженедельно).

Пример: «Эффективно работать с первичными циклами позволяет имплант-офис. Такого большинство компаний-аутсорсеров вам не предложит. А у «ТОП ЛАЙН» эта специальная услуга есть. Мы можем дать любому бизнесу специалиста, который будет работать с операционкой в режиме «онлайн»: брать и проводить платежи, согласовывать действия, собирать первичку. Такой сотрудник системно обучен, очень хорошо знает все бухгалтерские и юридические нюансы. Он может трудиться внутри бизнес-процессов как из офиса клиента, так и удаленно – под плотным контролем аудиторов «ТОП ЛАЙН». Клиенты, которые платят за имплант-офис, экономят гораздо больше – на налогах, на уменьшении ненужных расходов»

Наталья Ненашева, управляющий партнер «ТОП ЛАЙН»

Требование № 3. Бухгалтер должен знать, что чата в Whatsapp мало для эффективной работы

Проблема: Задачи, которые ставятся по телефону или в чате Whatsapp, не всегда выполняются качественно. Во-первых, о них могут забыть и заказчик, и исполнитель. Во-вторых, регулярно возникает угроза просрочек (что для бухгалтерии в общем-то недопустимо). В-третьих, у сотрудника аутсорсинговой компании может не хватать компетенций для корректного выполнения поручений заказчика – но об этом не будет знать ни его начальство, ни сам бизнесмен. 

Чем это опасно для бизнеса: За потерянные документы, просроченную отчетность, штрафы и пени от ФНС в конце концов придется расплачиваться предпринимателю.

 А как выглядит правильный подход к работе: По-настоящему эффективна та удаленная бухгалтерия, которая работает на принципах контроля за исполнением задач и качеством исполнения сотрудниками исполнителя. Лучший бухгалтер – тот, который предложит предпринимателю прозрачную цепочку взаимодействий и удобную систему обмена документами. Тогда работа будет сделана хорошо и без срыва сроков.

Пример: «Наши приоритеты – качество услуг и безопасность вашего бизнеса. Ради эффективного выполнения этих задач мы создали инновационную организацию управления процессами на основе системы «Битрикс». Клиент не только ставит задачи сам, но и выбирает, кому ее адресовать (юристу, аудитору, руководителю проекта либо первому лицу компании). А мы внутри «ТОП ЛАЙН» всегда видим приоритеты, можем подключать сотрудников с более широкими компетенциями. Когда задачу видят все – это гарантия качественного выполнения работы. Предпринимателю нужен инструмент, который поможет структурировать бизнес правильным образом. В нашей системе все первичные документы, все операции по бух.учету будут в сохранности и никогда не потеряются. С «ТОП ЛАЙН» — всегда онлайн!»

Наталья Ненашева, управляющий партнер «ТОП ЛАЙН»

 

Когда мы беремся за ведение удаленной бухгалтерии, то стараемся четко соответствовать всем описанным требованиям: вникаем в операционные процессы, предотвращаем проблемы и выстраиваем прозрачную структуру взаимодействия с клиентом в Битрикс 24.

Поделитесь статьей:
Свежие статьи
C угрозой субсидиарной ответственности сталкиваются не только собственники, но и топ-менеджеры бизнеса. 2020-й ударил по благополучию многих компаний, кто-то оказался на грани банкротства. Тем временем критерии привлечения к «субсидиарке» расширяются. Что делать, чтобы не отвечать за убытки бизнеса личным имуществом? «ТОП ЛАЙН» приготовил статью с рекомендациями для управленцев. НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИ: К СУБСИДИАРКЕ ПРИВЛЕКАЮТ РОДСТВЕННИКОВ КДЛ…… Подробнее »КАК ИЗБЕЖАТЬ СУБСИДИАРНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ. «ТОП ЛАЙН» — ТОП-МЕНЕДЖЕРАМ
Проблема кредитов в 2020-м актуальна для многих отраслей бизнеса – как для пострадавших от коронавируса, так и для тех, которые растут в результате пандемии. Нередки случаи, когда с отказами в займах сталкиваются даже высокодоходные прибыльные компании. «ТОП ЛАЙН» делится секретами правильной заявки в банк и рассказывает об исключительной важности процессов правильной «упаковки» учета. Практика показывает,… Подробнее »УЧЕТ ПОД РАСЧЕТ: КАК БИЗНЕСУ ВЗЯТЬ КРЕДИТ В БАНКЕ БЕЗ ОТКАЗОВ И ЛИШНИХ ПРОВЕРОК
Руководство ФНС, выступая в Совете Федерации, озвучило грозные цифры. 37 тыс. компаний проходят процедуру банкротства. 6500 подали заявления на банкротство, несмотря на действующий мораторий. Число потенциальных банкротов удвоилось. Мораторий продлен до 7 января 2021-го, но это палка о двух концах. Отсрочка по обязательствам и платежам не означает их отмены. Снижение финансовой нагрузки на бизнес временное… Подробнее »ПРОДЛЕННЫЙ МОРАТОРИЙ НА БАНКРОТСТВО – НЕ В ПОЛЬЗУ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ? КАК ПОДСТРАХОВАТЬ СВОЙ БИЗНЕС ОТ НОВЫХ РИСКОВ
Полезные статьи
каждую неделю
Расскажем о тонкостях бизнеса,
налогов и бухгалтерии
Подписаться
Нужна помощь
в подборе услуги?
8 (800) 350-81-08
info@1topline.ru
Подпишитесь на рассылку
Расскажем о тонкостях бизнеса, налогов и бухгалтерии
Подписаться
Спасибо, за подписку!
Присылаем на почту полезные статьи из нашего блога
Заказ обратного звонка
Оставьте номер телефона.
Мы перезвоним, уточним вашу задачу
и предложим решение

Мы получили вашу заявку.
Специалист перезвонит вам
в течение 15 минут.
Работаем по будням с 10:00 до 19:00