Система KPI для бухгалтерской компании: особенности внедрения

KPI результата — сколько и какой результат произвели. К примеру, можно запланировать определенный объем выручки, получаемой в течение месяца, затем сравнивать плановые и фактические показатели, и на их основе рассчитывать KPI деятельности бухгалтерской компании.

Система показателей KPI

Можно выделить следующие виды ключевых показателей KPI для бухгалтерской компании:

KPI результата — сколько и какой результат произвели. К примеру, можно запланировать определенный объем выручки, получаемой в течение месяца, затем сравнивать плановые и фактические показатели, и на их основе рассчитывать KPI деятельности бухгалтерской компании;

KPI затрат — сколько ресурсов было затрачено. В этом случае можно использовать показатели времени, затраченного на проведение операции или обслуживание клиента. Если фактические показатели больше плановых, то можно говорить о низкой эффективности деятельности персонала, а в некоторых случаях — о серьезных проблемах в бухучете клиента;

KPI функционирования — показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);

KPI производительности — производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение. Чем выше этот показатель, тем более производительной является деятельность;

KPI эффективности (показатели эффективности) — это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов. Чем выше этот показатель, тем более эффективной является деятельность.

Можно выделить следующие показатели KPI по привлечению клиентов:

• выполнение плана по организации встреч с потенциальными клиентами — отношение факта организации встреч с клиентами к плану организации встреч с клиентами;
• выполнение плана по заключенным договорам — отношение факта заключенных договоров к плану заключенных договоров;
• количество новых привлеченных клиентов — отношение фактического количества привлеченных клиентов к плановому количеству привлеченных клиентов;
• доля постоянных клиентов — отношение количества постоянных клиентов к общему количеству клиентов;
• коэффициент отсева клиентов — отношение количества отсеянных клиентов к общему количеству клиентов;
• процент оплаченных счетов — отношение количества оплаченных счетов к количеству выставленных счетов;
• доля повторных продаж — отношение повторных продаж к выручке.

Можно выделить следующие показатели KPI по работе бухгалтера:

• количество проведенных операций — отношение фактического количества операций к плановому количеству операций;
• количество некорректных операций — разница между общим количеством проведенных операций и количеством верно проведенных операций;
• своевременность подачи отчетов — отношение фактического срока подачи отчета к плановому сроку подачи отчета или отношение количества фактически сданных вовремя отчетов к количеству запланированных к сдаче отчетов;
• удовлетворенность клиента — отношение количества полностью удовлетворенных клиентов к общему количеству клиентов;
• другие показатели — план/факт.

Предполагается, что для сотрудников будет установлено не более 5 показателей KPI, являющихся наиболее важными в их работе. При этом их значения должны пересматриваться с течением времени. Период их пересмотра (ежемесячно, ежеквартально, раз в год) зависит от конкретного показателя.

Матрица KPI

Каждая компания сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании. В список показателей можно включить и дополнительные моменты, к примеру, внеурочную работу, помощь другим специалистам, обучение и наставничество, выполнение дополнительных функций и т.д.

После того, как ключевые показатели KPI для каждого сотрудника определены, необходимо составить матрицу KPI, на основе которой будет оцениваться производительность и эффективность работы.

​Матрица KPI за месяц для бухгалтера, выполняющего дополнительно работу по привлечению клиентов.

¹ вес устанавливает компания самостоятельно в зависимости от значимости KPI

² индекс = факт / план * 100%

³ итог = вес * факт / план

⁴ статус:

: ((  очень плохо

: (  плохо

: )  хорошо

: ))  очень хорошо

Матрица может быть разработана для бухгалтера и менеджера по привлечению клиентов раздельно:

На основе представленной матрицы можно делать выводы о том, какие показатели KPI выполнены сотрудником в соответствии с установленным планом, а какие из них требуют дополнительной проработки и анализа. На основе данной матрицы рассчитывается заработная плата сотрудников.

Расчет зарплаты на основе системы KPI

Зарплата бухгалтера может рассчитываться как сумма постоянной и переменной части. К постоянной части относится оклад, который выплачивается вне зависимости от показателей KPI. Переменная часть представляет собой премиальную часть, полностью зависящую от показателей KPI.

Формула расчета зарплаты может быть такой:

ЗП = Оклад + 0,3 * Оклад * ƩKi*Pi, где

0,3 — коэффициент, который показывает, что за основу расчета размера премии берется 30% от величины базового оклада (постоянный коэффициент, характеризующий соотношение переменной и постоянных частей мотивации);

i — количество коэффициентов KPI, используемых для оценки работы бухгалтера;

Ki — коэффициент выполнения соответствующего KPI;

Pi – удельный вес соответствующего KPI.

Практическое применение системы мотивации на основе KPI

Пример расчета зарплаты бухгалтера за месяц с учетом показателей KPI, представленных в матрице KPI. Базовый оклад сотрудника равен 15 000 руб.

Для определения показателей Ki должна быть разработана соответствующая таблица:

ЗП = 15 000 + 0,3 * 15 000 * (1,2*30% + 0,8*30% + 0,8*20% + 1*10% +1,2*10%) =

15 000 + 0,3 * 15 000 * (36% + 24% + 16% + 10% + 12%) =

15 000 + 4 500 * 98% =

15 000 + 4 410 =

19 410 руб.

По представленному расчету можно увидеть, что бухгалтер проводит больше операций, чем запланировано, однако по одной компании он допустил ошибки, что снизило показатель удовлетворенности клиентов. Кроме того, сотрудник оперативно реагирует на все возникающие вопросы и осуществляет дополнительную работу помимо своих основных трудовых обязанностей. Возможно, нужно направить его деятельность на максимальное и качественное удовлетворение потребностей клиентов, а дополнительную работу передать другому сотруднику.

Методика построения мотивационной схемы на основе KPI

Методика формирования мотивационной схемы для бухгалтера на основе KPI заключается в следующих этапах:

1. определить перечень сотрудников, для которых будет формироваться мотивационная схема, и их должностные обязанности;
2. определить ключевые показатели эффективности (KPI) для должности и вес каждого показателя исходя из целей, поставленных перед сотрудником;
3. определить и закрепить порядок расчета показателей;
4. определить диапазон значений выполнения показателей и соответствующие им Ki для расчета зарплаты;
5. сформировать мотивационную формулу, по которой будет осуществляться расчет заработной платы с учетом постоянного коэффициента, характеризующего соотношение переменной и постоянной частей зарплаты;
6. определить формулу расчета переменной части заработной платы; выполнить проверку:
7. просчитать все возможные варианты размеров заработной платы при всех возможных значениях KPI, на основе чего будет определены минимальный и максимальный размер зарплаты сотрудника;
8. оформить документацию, необходимую для отражения системы организации мотивации сотрудника.

Документальное оформление системы мотивации персонала

При внедрении системы мотивации на основе показателей KPI необходимо оформить различные локальные документы компании, в том числе:

1. Положение об оплате труда и премировании сотрудников — включает общие положения, структуру зарплаты, расчет зарплаты, порядок установления базового должностного оклада, порядок установления и выплаты премии и индивидуального вознаграждения;
2. Система грейдов компании (при необходимости) — если оклады работников различаются в зависимости от оценки значимости для компании рабочего места конкретного сотрудника;
3. Порядок определения и размера и условия выплаты премии сотрудникам — включает непосредственную информацию о применении системы мотивации на основе показателей KPI. Порядок включает в том числе методику расчета премии на основе показателей KPI, формулу расчета премии и зарплаты в целом, таблицы коэффициентов выполнения KPI для каждой должности;
4. Порядок определения размера и условия выплаты индивидуального вознаграждения сотрудникам компании за участие в проектах (при необходимости) — могут разрабатываться отдельные показатели KPI, характерные для выполнения конкретного проекта.

Программы автоматизации системы мотивации персонала на основе показателей KPIаличии гиперссылки.

Для автоматизации системы мотивации персонала на основе показателей KPI могут использоваться:

1. xcel — создаются таблицы с различными показателями, принятыми организацией для определения производительности и эффективности деятельности сотрудников. Использование программы является базовым или первоначальным этапом, информацию и результаты которого можно будет перенести в специализированную программу;
2. 1С:ЗУП КОРП 3.1, в которой предусмотрена возможность расчета показателя эффективности деятельности сотрудников. Работники получают премию, зависящую от нескольких показателей мотивации. Эти показатели имеют определенный вес, который выражается в долях. В дальнейшем суммарный вес всех показателей приравнивается к 100%, и уже от этого значения рассчитывается доля каждого из них. После того, как показатель эффективности рассчитан, его можно включить в настройку начислений. В программе можно настроить систему грейдов, расчет показателей эффективности, назначение показателей, плановые и фактические значения показателей;
3. 1C: Управление по целям и KPI — позволяет самостоятельно конструировать различные методики оценки персонала (KPI, задачи, стандарты), автоматизировать регулярные оценочные процедуры (типовой бизнес-процесс и настройка оповещений). Интерактивность реализуется за счет использования личных кабинетов пользователей, которые могут быть настроены в соответствии с ролями и правами. Кадровый и сервисный функционал включает в себя: расчет премий, формирование рейтингов, графики по показателям, конструкторы отчетов для бизнес-анализа;
4. ELMA KPI — позволяет повышать эффективность деятельности компании через контроль показателей KPI и оценку работы сотрудников. Настройка программы осуществляется вручную с учетом требований и условий самой компании. ELMA KPI — инструмент, позволяющий провести термин «эффективность» через всю компанию, до каждого сотрудника, задать как шаблонные параметры для групп, так и уникальные — для ключевых сотрудников, получив необходимую гибкость и прозрачность системы мотивации. Используя механизм матриц эффективности, можно перенести премиальные схемы, используемые в компании, в систему, которая позволит работнику видеть, как эффективность непосредственно влияет на размер его вознаграждения по итогам периода (месяца, квартала, года);
5. другие программы, в том числе: KPI Drive, KPI MONITOR, Highper, SAP SuccessFactors, KPI Suite.