27.02.2020 #Бизнес
Как управлять финансами IT-компании?

Рост бизнеса – это всегда и новые возможности, и новые проблемы. Если на старте софтверная компания вполне может контролировать финансовые потоки своими силами, то по мере развития решать эту задачу будет всё сложнее и сложнее.

Особенно хорошо это видно на примере бизнеса, занимающегося внедрением IT-решений или разработкой ПО на заказ: чем больше проектов, тем труднее уследить за собственным бюджетом.

Решением становится системный подход: вам нужно будет грамотно организовать распределение средств, увеличить горизонт планирования бюджета и аккуратно выстроить управленческий учёт. Звучит угрожающе, но на практике в этом нет ничего сверхестественного. Мы готовы прямо сейчас дать вам несколько советов, которые помогут разобраться с основными особенностями управления финансами в IT.

Чётко определитесь, за что вам платят

В IT ваш основной актив – это сотрудники, и они же представляют собой основную статью расходов. Поэтому первое, о чём нужно задуматься – как лучше продать знания и умения ваших специалистов клиентам.

Проектная работа обычно сводится к одной из двух основных моделей ценообразования:

  • Фиксированная цена (Fixed Price). Вы с заказчиком согласовываете весь объём работ по проекту, чётко определяете его в ТЗ и обговариваете фиксированный бюджет. Такая модель очень удобна клиенту, но, одновременно с этим, она крайне требовательна к компетенции вашего менеджера. Если он неправильно оценил трудозатраты на выполнение проекта, программисты будут вынуждены потратить на работу слишком много времени, а вам за это время придётся заплатить. Прибыль, соответственно, упадёт ниже ожидаемой. Поэтому, если работаете по фиксированному прайсу, сразу закладывайте в бюджет возможные форс-мажоры и накладки – обычно это порядка 10-15% от суммы;
  • Оплата по факту / Деньги за время (Time & Material). В этом случае заказчик оплачивает непосредственно потраченное вашими специалистами время. Такая модель очень удобна для компании – вы сразу знаете, какую прибыль получите с каждого трудового часа. Несмотря на то, что со стороны может показаться, будто это повод бесконечно растягивать сроки сдачи проекта, на самом деле, знающий заказчик всегда может разбить задачу по блокам и проконтролировать выполнение каждой задачи с помощью отчетов и ведомостей. Впрочем, если у заказчика в начале сотрудничества попросту нет определённости с тем, что именно он хочет получить, такой формат работы становится очень удобен всем сторонам.

Какую бы модель вы ни выбрали, помните: обязательно нужно организовать точный учёт потраченных ресурсов – прежде всего, время сотрудников. Эти данные незаменимы как для отчётности по проекту, так и для планирования работы и бюджета в будущем.

Уделите особое внимание проектному учету

Для грамотного ценообразования и планирования вам нужно точно знать, сколько ресурсов компания расходует на тот или иной проект. Поначалу с этим нет никаких сложностей, но по мере роста софтверной компании обязательно наступит момент, когда вы будете вести несколько проектов одновременно. Наша практика показывает, что некоторые из ваших сотрудников обязательно будут уделять внимание сразу нескольким проектам:

  • Кто-то незаменим и нужен для выполнения своей части работы на каждом проекте;
  • Кто-то будет вынужден подменить коллегу, ушедшего в отпуск или на больничный;
  • Кто-то просто участвует в двух проектных командах одновременно

Всё это нужно как-то учитывать, а обычный расчёт вида «3 человека работали над задачей 2 рабочих дня» уже не срабатывает. Проблема решается с помощью использования тайм- и таск-менеджеров, вроде Assembla. Такие системы чётко учитывают время, потраченное каждым сотрудником на ту или иную задачу, а вам потом остаётся просто свести данные воедино.

Считайте рентабельность для каждого проекта

Итак, вы чётко знаете, сколько времени ваши люди тратят на каждый проект – то есть, знаете свои расходы на его реализацию. Теперь можно посчитать рентабельность проекта по методу начислений, учитывая доходы и расходы без привязки ко времени фактических выплат и поступлений средств.

Метод начисления хорош тем, что даёт возможность чётко разделить финансовые потоки, привязав их к конкретным задачам. Вы сразу видите, сколько именно денег приносит каждый заказчик, какова его доля в общей выручке – и, что ещё более важно, в общей прибыли. Бывает так, что у проекта миллионный бюджет, над ним работают десятки человек, а итоговый «интерес» для компании минимален.

Если проект нерентабелен, предложите заказчику увеличить бюджет. Не идёт навстречу – отказывайтесь: как правило, это эффективнее, чем продолжать работать впустую.

Отдельно отметим, что изначально выгодный проект вполне может стать нерентабельным уже после выполнения работ – такое бывает при наступлении гарантийного случая. Программа сдана, принята, но теперь в неё нужно внести корректировки, предусмотренные изначальным договором. Эту работу вам придётся оплатить сотрудникам из общего бюджета компании, без участия заказчика, но она всё равно относится к расходам по конкретному проекту.

Метод начисления позволяет без труда учитывать все подобные траты, чётко выводя итоговую рентабельность проекта. А это – основа для грамотного управления компанией в будущем.

Следите за 5 ключевыми «объектами внимания»

В нашей компании руководящий состав ежемесячно собирается на специальное совещание, посвящённое анализу бюджета – как по отдельным проектам, так и по компании в целом. Основное внимание мы уделяем 5 основным моментам:

  1. Соотношению продуктивного времени к потерянному. Обычная ситуация: сотрудникам было оплачено 168 часов рабочего времени, а попроектный учёт показывает, что именно на работу ушло всего 130. «Потерянные» 38 часов нужно найти: на что они пошли? Решение внутренних задач компании, кофе-брейки, какие-то незапланированные и неучтённые дела – чем точнее вы определите назначение каждой потраченной минуты, тем лучше;

  2. Себестоимость проектов. Подводим итоги месяца: смотрим, сколько затрат компания понесла по каждому из проектов и либо списываем их из прибыли (при работе по модели фиксированной цены), либо выставляем заказчику счёт (модель «T&M»);

  3. Прогнозируемая прибыль от новых проектов. Рассматриваем каждый из поступивших заказов, обсуждаем его, рассчитываем предполагаемые затраты и определяем бюджет, при котором проект рентабелен;

  4. Структура косвенных расходов. Подводим итог по расходам на обучение персонала, аренду помещения, электроэнергию и другим косвенно относящимся к основной деятельности тратам;

  5. Планируемые поступлениям и расходам. Прогнозируем денежный поток на следующий период, распределяем свободные средства.

Такая ежемесячная встреча серьёзно упрощает и структурирует весь процесс принятия важных управленческих решений: становится намного проще определять точки роста и вести компанию к дальнейшему развитию.

Планируйте финансы не меньше, чем на год

В начале своей деятельности IT-компании обычно планируют бюджет на месяц-два, не более. Наш опыт показывает, что, наработав определённую практику, имеет смысл расширять горизонт планирования минимум до года:

  • Регулярные расходы вам уже известны: у вас есть данные по предыдущему периоду;
  • Для планирования доходов достаточно договоров с заказчиками и данных, полученных от менеджеров проектов.

На основании этих данных вы формируете общий платёжный календарь, который позволяет решить сразу две важных задачи:

1. Разнести поступления средств и расходы по месяцам так, чтобы избежать кассовых разрывов и максимально эффективно использовать свободные средства;

2. Выстроить структуру доходов внутри квартала так, чтобы получить льготы по страховым взносам (доступны IT-компании при условии, что не менее 90% доходов поступает от профильной деятельности).

Используйте свободные деньги

Вы – не финансовая организация, но деньги всё равно должны работать. Ваши расходы строго прогнозируемы: фонд оплаты труда, налоги, аренда, электроэнергия – вы точно знаете, сколько заплатите и когда. Соответственно, можете организовать финансовые потоки следующим образом:

1. Средства на расчётный счёт поступают непосредственно перед тем, как нужно оплачивать очередные расходы – и ровно в необходимом количестве;

2. Кроме них на р/с лежит небольшой резерв, помогающий справляться с неотложными задачами;

3. Все остальные активы находятся на депозите и приносят вам пассивную прибыль.

Хорошие предложения по депозитам для юрлиц есть в каждом крупном банке. Следите только за тем, чтобы вы могли частично или полностью снять средства в любой момент, потеряв только проценты, и всё будет в порядке.

Подводя итог

Если у вас в штате нет человека, специализирующегося на управлении финансами, сделайте следующее:

1. Чётко организуйте учёт рабочего времени, с распределением этого времени по конкретным проектам и сотрудникам;

2. Определите точную стоимость рабочего часа для специалиста (можно опираться на средние значения по рынку);

3. Распределяйте сотрудников по проектам, учитывая сложность задач: нет смысла тратить дорогостоящее время сеньора на пустяки;

4. По каждому проекту рассчитывайте полную стоимость, учитывающую все сопутствующие расходы;

5. Планируйте финансы хотя бы на 3-4 месяца, а лучше на полгода-год;

6. Доверьте управление финансами профильной аутсорсинговой компании. За умеренную плату вам помогут оптимизировать налоговую и страховую нагрузку, «обелить» бизнес и пройти аудиторские проверки. А самое главное – высвободить ваш ключевой ценностный ресурс – время. Гораздо проще работать и управлять, когда не надо переживать о бухгалтерии и налогах и заниматься «не своим» делом.

Даже этого – минимального по меркам бизнеса – внимания к собственному бюджету будет достаточно для того, чтобы эффективность вашего управления финансами заметно возросла.

Поделитесь статьей:
Свежие статьи
С сегодняшнего дня во многих регионах России ослаблены ограничения на работу бизнеса. Открываться могут непродовольственные магазины, а также некоторые отрасли сферы услуг. «ТОП ЛАЙН» выпускает рекомендации, которые позволят возобновить деятельность и при этом не попасть под финансовые и административные санкции.
К работе на удаленке многие компании уже адаптировались Но как быть с трудностями, которые несут взаимоотношения между разными юрлицами? Как фиксировать договоренности, достигнутые в режиме онлайн? Рекомендации «ТОП ЛАЙН» в новой статье.
С 01.06.2020 вступают в силу новые правила заполнения платежных поручений, по которым банк перечисляет зарплату сотрудникам вашего бизнеса. Платежки старого образца к исполнению приниматься не будут. О новых кодах и других изменениях рассказано в статье-разъяснении от «ТОП ЛАЙН»
Полезные статьи
каждую неделю
Расскажем о тонкостях бизнеса,
налогов и бухгалтерии
Подписаться
Нужна помощь
в подборе услуги?
8 (800) 350-81-08
info@1topline.ru
Подпишитесь на рассылку
Расскажем о тонкостях бизнеса, налогов и бухгалтерии
Подписаться
Спасибо, за подписку!
Присылаем на почту полезные статьи из нашего блога
Заказ обратного звонка
Оставьте номер телефона.
Мы перезвоним, уточним вашу задачу
и предложим решение

Мы получили вашу заявку.
Специалист перезвонит вам
в течение 15 минут.
Работаем по будням с 10:00 до 19:00