30.07.2020 #Бизнес

Как выбрать безопасную бухгалтерию на аутсорсе: 4 совета предпринимателям

Если нет возможности нанять компетентного главбуха, оптимальное решение — аутсорсинг бухгалтерских услуг. Идеальный подрядчик всегда готов:

  • дать достоверную информацию о текущем состоянии и результатах своей деятельности;
  • гарантировать безопасность бизнеса от налоговых санкций при оптимальной уплате налогов;
  • быстро отвечать на текущие операционные вопросы.

Однако в рамках любого из трех процессов – множество очень ответственных рабочих операций. Любая небрежность или некомпетентность бухгалтера  грозят вашему бизнесу финансовыми потерями, часто — многомиллионными. Как найти высококлассного эксперта в этой сфере? Есть четкие критерии поиска надежной бухгалтерии на аутсорсинге. Вот несколько советов от «ТОП ЛАЙН» для собственников и гендиректоров.

Совет 1. Избегайте бухгалтеров-одиночек

Как правило, сотрудничество со «свободными художниками» из сферы бухгалтерских услуг ничем хорошим не заканчивается. В интернете десятки тысяч специалистов, которые предлагают свои услуги, представляя не крупную компанию, а самих себя. Владельцам бизнеса трудно оценить профессиональный уровень такого бухгалтера, а ошибка в выборе грозит финансовыми потерями:

— Некомпетентность в вопросе оптимизации налогов. Удаленный бухгалтер-одиночка почти не следит за изменениями в законах и не владеет методами оптимизации налогообложения. На экономию с таким сотрудником рассчитывать не придется, а финансовая привлекательность бизнеса в глазах кредиторов и инвесторов падает.

— Банальные ошибки в расчетах и реквизитах – настоящий генератор денежных потерь. От переплат в пользу налоговой до миллионов, ушедших неизвестно куда из-за невнимательности проводящего платёж бухгалтера.

— Ошибки в учёте копятся, выливаясь в выездные проверки, доначисления за прошлые годы и прочие проблемы с ФНС.

— Постоянные штрафы за просроченную отчетность.

— Одиночка на аутсорсе гарантированно «проспит» лимиты по УСН и не спасет ваш бизнес от угрозы доначисления НДС и налога на прибыль. 

Это далеко не единственные варианты возможных финансовых потерь. Но самое страшное в таком сотрудничестве — отсутствие реальных рычагов воздействия на такого бухгалтера. В случае неприятностей он просто уйдет со связи и перестанет отвечать на звонки, сообщения и письма. 

На теоретической возможности взыскать с него ущерб через суд мы даже останавливаться не будем, поскольку доказать его злой умысел или недобросовестность — задача малореальная. 

И тут надо понимать — ошибки делает бухгалтер, а расплачивается за них бизнес. И всё по закону. В общем, доверять внештатному бухгалтеру-одиночке можно лишь тогда, когда он либо акционер вашего бизнеса, либо ближайший родственник. И то с оговорками. Родственника не уволишь, акционер начнет считать не в вашу пользу.. 

Кстати, с ответственностью штатного бухгалтера все тоже очень сложно. Собственник может уволить такого работника за ошибки, но возместить финансовые потери, возникшие в результате халатности, некомпетентности или недобросовестности, нереально.

Совет 2. Требуйте страхования бухгалтерской ответственности

Для предпринимателя, желающего обезопасить себя от ошибок бухгалтера, лучший вариант – страхование бухгалтерской ответственности. Не все компании, работающие на аутсорсе, согласятся прописать такой пункт в договоре о сотрудничестве. Но если бухгалтер-подрядчик готов пойти на такой шаг – это серьезная гарантия ответственного подхода к оказанию услуг. Например, у «ТОП ЛАЙН» бухгалтерская ответственность застрахована на 5 млн. ₽.

При выборе удаленной бухгалтерии не только проверяйте страхование ответственности, но и задавайте подрядчику конкретные вопросы:

— Как именно компания обеспечивает качество своей работы? 

— Есть ли эффективные механизмы внутреннего контроля, позволяющие избежать ошибок в учете, финансовых потерь и штрафов? 

Совет 3. Выбирайте компании с внутренним аудитом

Сократить вероятность ошибок позволяет отлаженная система внутреннего контроля качества оказания бухгалтерских услуг. 

Пример:  «Поскольку приоритеты нашей компании  – качество услуг и безопасность вашего бизнеса, «ТОП ЛАЙН» сделал ставку на внутренний инициативный  аудит. У нас работает система внутреннего контроля качества оказания бухгалтерских услуг. Штатный аудитор специализируется на внутреннем контроле и проверяет качество оказания услуг во всех деталях (соответствие ведения  бухгалтерского и налогового учета учётной политике, своевременное и правильное разнесение документов, корректность сделанных проводок, регламентированные процедуры закрытия периода, правильности начисления налогов, методологические вопросы, состояние учета в компаниях, входящих в группы компаний, состояние бухгалтерской программы, «краснота», сверка с контрагентами). Все, что должен делать специалист компании ТОП ЛАЙН для правильного формирования налоговой отчетности, проверяется в интересах клиента» специалистами, имеющими соответствующие компетенции и богатый практический опыт. А данные результата аудита можем выдавать на руки клиенту по запросу — если его уровень финансовой грамотности позволяет читать специализированные бухгалтерские термины.» 

Наталья Ненашева, управляющий партнер «ТОП ЛАЙН» 

Совет 4. Ознакомьтесь с регламентом взаимодействия

Понятно, что хороший подрядчик готов отвечать за потенциальные ошибки финансово. Но самый лучший подрядчик – тот, который вместо исправления ошибок просто предотвращает их. И в этом ему помогает регламент взаимодействия. Как?

«ТОП ЛАЙН» обращает внимание: залог профессионального обслуживания ваших бизнес-процессов — это четко выстроенная структура взаимодействия бухгалтера с клиентом. Поэтому еще на стадии составления договора реальные профессионалы отрасли не только покажут вам документы о страховании ответственности, но и предложат прописать структурный регламент взаимодействия. Такой инструмент позволяет не только предотвращать ошибки, но и ускоряет бизнес-процессы внутри вашей компании именно в интересах собственника!

Пример: «У любого бизнесмена своя изюминка. Привычки, предпочтения, образ мышления, режим управления компанией. Кто-то планирует вдолгую, кто-то принимает спонтанные решения. Часто эти нюансы зависят от специфики самого бизнеса. Их-то мы и учитываем во время создания регламента, который для каждого клиента уникален: Когда проводить платежи? В какие дни начисляется зарплата? Сроки обработки данных по сотрудникам, авансовых отчетов, банковских выписок. Механизм и периодичность сверки с поставщиками.

При создании регламента мы закладываем базу качественной работы в интересах клиента. Бизнесмен видит, что его подрядчик-бухгалтер оперирует не формальными фразами договора, а прямым поэтапным алгоритмом взаимодействия, в  котором системно структурированы все шаги и все рабочие задачи. Клиент понимает, что делает бухгалтерия, а мы понимаем, что, когда и как это нужно делать. Предпринимателю удобно работать с нами, поскольку он видит, что подрядчик не только компетентен, но и придерживается установленных бизнес-правил. Кстати, для эффективной работы важно двустороннее соблюдение регламентных процедур. Если клиент не предоставляет информацию в срок, а потом просит срочно решить вопрос, это может сработать в единичном случае. Но не системно.»

Наталья Ненашева, управляющий партнер «ТОП ЛАЙН»

Соответствие рассмотренным критериям — гарантия надежного и ответственного подрядчика. С бухгалтерским аутсорсингом от «ТОП ЛАЙН» вы будете спокойны за бизнес-процессы, потому что:

  • наша бухгалтерская ответственность застрахована на 5 млн. ₽;
  • у нас работает система контроля качества оказания бухгалтерских услуг и внутренний аудит;
  • с каждый клиентом мы вырабатываем структурный регламент взаимодействия.
Поделитесь статьей:
Свежие статьи
Советы по поиску надежной бухгалтерии на аутсорсе для собственников бизнеса и директоров
Специальный гайд для гендиректоров и владельцев бизнеса с примерами
«ТОП ЛАЙН» собрал подборку свежих решений ВС, которые помогут бизнесу подстраховаться от риска финансовых потерь – либо более эффективно отстаивать свою позицию по ходу судебных разбирательств.
Полезные статьи
каждую неделю
Расскажем о тонкостях бизнеса,
налогов и бухгалтерии
Подписаться
Нужна помощь
в подборе услуги?
8 (800) 350-81-08
info@1topline.ru
Подпишитесь на рассылку
Расскажем о тонкостях бизнеса, налогов и бухгалтерии
Подписаться
Спасибо, за подписку!
Присылаем на почту полезные статьи из нашего блога
Заказ обратного звонка
Оставьте номер телефона.
Мы перезвоним, уточним вашу задачу
и предложим решение

Мы получили вашу заявку.
Специалист перезвонит вам
в течение 15 минут.
Работаем по будням с 10:00 до 19:00