Главная  /  Статьи  /  Вклад во встречу: что нужно знать о представительских расходах
11.10.2019 #Бизнес

Вклад во встречу: что нужно знать о представительских расходах

Среди начинающих предпринимателей бытует мнение, что представительские расходы компании — это оплата автомобиля премиум-класса с водителем для руководства, дорогие корпоративы и перелёты бизнес-классом. Однако далеко не со всеми пунктами этого списка согласятся инспекторы ФНС при проверке налоговых документов вашей компании. Понятие «представительские расходы» определено в законе довольно точно, поэтому правильное оформление этих трат позволит снизить для компании налог на прибыль.

Что входит в представительские расходы

Представительские расходы — это экономически обоснованные затраты на официальный приём и обслуживание для сотрудников других организаций, переговоров или собрания совета директоров. В них могут быть включены:

  • завтрак, обед, фуршет для участников мероприятия;
  • буфетное обслуживание;
  • доставка сотрудников к месту проведения мероприятия и обратно;
  • услуги внештатных переводчиков.

К представительским расходам не могут относиться оплата отдыха, развлечений, лечения сотрудников компании. Эти траты не берутся во внимание при расчёте налога на прибыль, так как являются экономически не обоснованными и отражаются лишь в бухгалтерском учёте компании как прочие расходы.

Как оформить

Размер представительских расходов не должен превышать 4 % от фонда оплаты труда (ФОТ) за отчётный период. Например, если в компании работает 5 сотрудников с зарплатой по 50 тысяч рублей в месяц, то затраты на представительские расходы в первом квартале не могут быть больше 30 тысяч рублей.

«Если сумма представительских расходов больше норматива первого квартала, их можно оформить только одним способом: включить их в траты на следующий отчётный период, например в полугодие. 4 % тогда уже будут рассчитываться из ФОТ за полгода», — поясняет заместитель генерального директора компании «Аудит Финанс» Елена Чуприк.

Для того чтобы грамотно оформить представительские расходы, нужно составить предварительную смету, издать соответствующий приказ. После проведения мероприятия необходимо подготовить отчёт, его должен утвердить руководитель организации. Этот документ составляется в свободной форме. В нём указывается, где проходило мероприятие, его программу, состав участников, а также детальную смету с чеками. При проверке налоговики обязательно потребуют все эти документы.

Как можно тратить деньги

В законе нет чёткого определения, какие продукты и напитки можно приобретать для делового приёма, а какие нет. Но, например, в письме Минфина уточняется, что алкогольные напитки могут быть частью представительских расходов. Однако не стоит пытаться списать на них чрезмерно много.

«При проверке ФНС сопоставляет количество гостей на встрече и то, могли ли они столько выпить и съесть. Если инспекторы решат, что расходы нереальны, их уберут из декларации со ссылкой на требование Налогового кодекса об обоснованности расходов», — поясняет управляющий партнёр консалтинговой компании Top Line Наталья Ненашева.

То есть если по документам на мероприятии продолжительностью два часа присутствовали, например, пять человек, для которых заказали 100 коробок конфет и две коробки с упаковками чая, инспекторы могут признать такие расходы нереальными.

Проводить через представительские расходы корпоратив тоже не стоит, так как подтвердить экономическую целесообразность такого мероприятия непросто. Хотя теоретически, если пригласить на праздник бизнес-партнёров, часть затрат на еду, напитки и такси можно списать на официальный приём.

Доставка людей к месту проведения мероприятия входит в представительские расходы, но нюанс в том, что виды транспорта в законе не прописаны. Так что этот аспект тоже может вызвать вопросы у налоговой. Ряд экспертов ссылается на письмо УФНС, согласно которому билеты на самолёт и поезд для участников переговоров не следует включать в эту графу.

Коммерческий директор «РНТ компани» Ольга Вильковская советует при организации на предприятие визита гостей, в том числе потенциальных бизнес-партнёров, заранее обговорить, кто какие расходы возьмёт на себя. «Как правило, приезжает комиссия из нескольких человек, которая оценивает площадку и возможности сотрудничества с нашей компанией. Иногда билеты на самолёт оплачивает наша сторона. Это не так просто оформить с бухгалтерской точки зрения, но мы идём на это», — говорит эксперт.

Приобретать билеты для бизнес-партнёров можно, если ваша компания готова доказать, что именно эти переговоры были экономически целесообразны и привели, например, к заключению контракта и существенному увеличению выручки. «Арбитраж обычно решает вопрос в пользу налогоплательщика, но к суду нужно быть готовым», — предупредила Елена Чуприк из «Аудит Финанс».

Как это поможет снизить налоги

Представительские расходы в декларации включаются в общую графу расходов фирмы с одной целью: снизить налогооблагаемую базу и, соответственно, налог на прибыль. Он составляет 20 % от разницы между налогооблагаемыми доходами и расходами организации.

Если инспекторы найдут нарушения, часть расходов может быть изъята из общей суммы. От этого увеличивается налогооблагаемая база, а компании назначается штраф: до 20 % от недоплаченной суммы и пени

При выборе упрощённой системы налогообложения (УСН) включить представительские расходы в декларацию не получится: налоговый кодекс не предполагает таких расходов для «упрощёнки».

Сократить затраты на деловые встречи и избежать проблем при проверке налоговой можно разными способами. Некоторые руководители малого бизнеса предпочитают самостоятельно оплачивать обед с партнёрами. Другие находят способы сократить подобные издержки за счёт специфики своего производства. «Когда мы проводим деловые встречи или другие мероприятия, то используем свою продукцию, которую берём по себестоимости», — рассказывает управляющий партнёр кондитерского дома «Господарь» Сергей Сурмач.

При организации деловых переговоров важно помнить не только о правильном оформлении документов.

Не забудьте сделать так, чтобы инвестиции в общение пошли на пользу и укрепили отношения с партнёрами, а не наоборот. Для этого не стоит пренебрегать деловым этикетом

Культура организации переговоров в России развивается по западным стандартам: встречи в галстуках уходят в прошлое, а совместные неформальные встречи в бильярдной или баре считаются дурным тоном. Удачный пример — бизнес-завтраки. Этот формат постепенно набирает популярность у представителей крупного, среднего, а также малого бизнеса.

«Безусловно, устаревшие формы ведения переговоров имеют право на существование. Однако чрезмерное гостеприимство может быть воспринято представителями некоторых культур как расточительность», — рассказал декан Высшей школы корпоративного управления (ВШКУ) РАНХиГС Сергей Календжян. По его словам, предприниматель должен чётко понимать, для кого он организует приём, и выбирать формат, исходя из его задач, целей и особенностей менталитета партнёра.

Поделитесь статьей:
Свежие статьи
Рассказываем, как организациям работать с самозанятыми, чтобы не вызывать вопросов у налоговой
Дайджест самых важных налоговых новшеств – для удобства собственников бизнеса, гендиректоров и бухгалтеров.
Советы по поиску надежной бухгалтерии на аутсорсе для собственников бизнеса и директоров
Полезные статьи
каждую неделю
Расскажем о тонкостях бизнеса,
налогов и бухгалтерии
Подписаться
Нужна помощь
в подборе услуги?
8 (800) 350-81-08
info@1topline.ru
Подпишитесь на рассылку
Расскажем о тонкостях бизнеса, налогов и бухгалтерии
Подписаться
Спасибо, за подписку!
Присылаем на почту полезные статьи из нашего блога
Заказ обратного звонка
Оставьте номер телефона.
Мы перезвоним, уточним вашу задачу
и предложим решение

Мы получили вашу заявку.
Специалист перезвонит вам
в течение 15 минут.
Работаем по будням с 10:00 до 19:00